UNIDAD 3 3.1.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
La adecuación que la IATA
establece para cada país miembro propicia la solvencia y
eficacia del sistema. Los procedimientos que se describen a
continuación operan en México y tienen como principales participantes a
los agentes de las agencias de viajes, las aerolíneas, los agentes generales de
ventas (GSA), el centro de proceso (DPC)-Accelya, el banco de compensación y los GDS o sistemas globales de distribución.38
1.
Una vez que la línea aérea autoriza
a la agencia de viajes para la venta de sus boletos, la primera activa la placa
en el sistema BSPlink y da aviso automático a los
sistemas globales de distribución y al banco de compensación.
2.
La agencia ingresa el inventario de
boletos al sistema, así cada vez que emite un boleto, automáticamente el
sistema lo resta del inventario y muestra el siguiente para su impresión y así
hasta que la dotación se termina. El proceso de verificación del inventario
debe hacerse diariamente.
3.
Como parte del procedimiento, la
aerolínea acuerda y establece con la agencia de viajes, un calendario
operativo, en donde fijan los periodos del BSP de
corte y reporte de ventas, recepción de la factura, y liquidación de la remesa,
por lo que una de las funciones de la agencia de viajes, es comprobar que se
hayan facturado los documentos que se emitieron en el lapso correspondiente de
ventas de acuerdo con el calendario establecido. En caso de discrepancia entre
los documentos emitidos y los facturados es preciso reportar a la oficina de la IATA.
4.
Para la emisión de los MPD,
por medio del sistema, se asigna automáticamente la numeración y envía
notificación de esta emisión a la línea aérea. La información llega al centro
de proceso para su facturación automática y la agencia debe tener un control de
las transacciones, por lo que debe solicitar la anulación a la aerolínea por
medio del sistema, en el caso de que una transacción no sea válida.
5.
Mediante el sistema BSP se
procesa el pago del boleto con tarjeta de crédito, indicando correctamente los
datos del pago en las casillas
 |
destinadas para ello. El tarjetahabiente deberá firmar el
talón de pago que tendrá el número del boleto o boletos pagados. En el sobre de
ventas se incluyen los talones de pago de las tarjetas de crédito bancarias, y
los correspondientes a American Express los concentra la agencia, por separado.39
6. Otros procesos a los
que se tienen acceso por medio del BPS son a los
ADM (Agency Debit Memo) y a los ACM (Agency Credit Memo). El ADM
muestra el monto total que la agencia debe cubrir a la
línea aérea BPS y desglosa con detalle los
cargos, por lo que son un documento legítimo de ajuste que utilizan las
aerolíneas para reunir cantidades o realizar arreglos a las transacciones de
los agentes. Los ADM sólo se procesan si se emiten
dentro de los nueve meses siguientes a la fecha de vuelo final. Después de este
plazo ya no se resuelve mediante el BSP, sino
directamente en la línea aérea y lo efectúa el agente. Antes de que se
facturen, se pueden pugnar y si la aerolínea tiene activada esa controversia
por el BSPlink, el arreglo debe hacerse por el
sistema.40
Recepción de información de ventas.
 |
En los sobres de ventas que se entregan al banco compensatorio, sólo se incluyen los talones de pago de las tarjetas de crédito bancarias. En las agencias se conservan los de Amexco, Dinners Club y UATP.
7.
Las irregularidades o acciones de
incumplimiento tienen vigencia de un año calendario y se notifican al agente
por medio de carta y BSPlink. Algunos de estos avisos
pueden causar cargos administrativos. En el caso de que la agencia acumule seis
irregularidades en un periodo de un año, será declarada en default.41
8. Los reportes que
provee el BSP son:42
·
R2011 Factura de agente
·
R2021 Desglose de ventas por agente-aerolínea
·
R2030 Análisis de ventas de los agentes.
·
R2500 Informe de declaración del IVA por agente.
·
R5035 Ventas anuales y emisión anual de boletos.
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